De la gestion des risques projet
Il existe parfois dans les organisations « projet » un processus et des solutions de « gestion des risques ». Celles-ci sont souvent basées sur des registres EXCEL (feuilles avec quelques formules de calcul voire au mieux des indicateurs).
Il faut souligner que cette démarche est utile en interne pour la visibilité apportée et en externe par la confiance qu’elle inspire. La première appréciation est plutôt positive mais :
- les plans d’actions sont ils bien identifiés (responsable désigné)
- Le suivi est il effectif ?
- Quels sont les effets de cette démarche sur le projet ?
Des critiques généralement admises
Ce modèle de gestion pourrait souffrir de quelques critiques
- Complexité
- Feuille Excel lourdes – structuration de l’information à n entrées (1 ligne / n colonnes)
- Des mises à jour généralement très partielles (donc des informations obsolètes)
- A la consolidation, des erreurs possibles entre les fiches Excel (liens et formule de calcul)
- Des différences de modélisation entre les différents projets de l’organisation
- Gestion mais pas décision
- Manque l’analyse des impacts, des sensibilités du plan de projet, bref pas d’aide à la décision
- Pas de liens entre risques et informations calendaires notamment et provisions calendaires
- Pas de liens entre risques et coûts ou lien entre risque et coûts mais provisions calculées par la somme des impacts probabilisés
- Maîtrise des plans de réduction (mitigation comme disent les anglais)
- Suivi en « mode discret » des plans de réduction > pas de suivi de la progression (problème si reporting à même fréquence que mise à jour)
- Des actions insuffisamment détaillées (trop généraliste) ou peu suivies
Les enjeux
Les enjeux pour l’organisation et les projets sont pourtant nombreux :
- Améliorer le lancement des projets > Rationaliser
- Disposer d’un kit commun prêt à l’emploi pour les projets
- Analyse des risques et des opportunités au lancement des projets
- Prendre à la bonne décision avant contractualisation ou engagement
- Standardiser et ouvrir aux contributeurs du projet > Partager
- Standardisation des formats/outils : Base de données plutôt que mode fichier avec ses avantages: organisation et intégrité des informations, tri, affichage, reporting …
- Standardiser les compétences et maximiser l’efficacité de l’organisation (chef de projets et PMO)
- Information facilement accessible (lecture) par les « risk owners »
- Aspect collaboratif (écriture) : ouverture d’une fiche de risque, …
- Augmenter les automatismes > Etre plus réactif (et donc réduire la période de mise à jour)
- Modification du portefeuille de risques (création risques, modification état criticité, état plan de mitigation)
- Préparation des tableaux d’analyse (les évolutions) et reporting
- Augmenter la valeur ajoutée > Provisionner
- Analyse quantitative des risques (mesure d’impact) sur le planning /coûts
- Budgéter une marge et non pas la sauoudrer sur toutes les activités du projet
- Capitaliser sur les risques (sensibilité des activités projet), les bonnes pratiques les solutions préventives, bref maximiser votre retour d’expériences
Une solution
Une solution permet de répondre tout à la fois à ces besoins : RiskyProject
Mis en place sur les projets, cette solution éclaire sur la maîtrise des événements qui ont le plus d’impact sur les projets, consolide et sécurise le financement et permet -in fine – de se focaliser sur ce qui a vraiment de l’intérêt.
Toute action de management n’est en fait qu’une réponse à un risque.