On pourrait être tenté d’imaginer que détailler un planning favorise un meilleur contrôle de ses activités
Prenons l’exemple d’un projet d’ampleur significative, piloté à partir d’une planning général concernant d’une dizaine de lots de travaux, s’étalant sur une dizaine d’années, un millier de tâches dont 400 jalons et une maillage d’activités de durée comprise entre 1 et 10 mois.
La modélisation du projet est suffisante pour établir un référentiel de pilotage (coût, délais, ressources) et assurer un contrôle de projet sur une base mensuelle. Cela est somme toute assez consistant compte tenu de la durée du projet. Mais qu’elle doit être la réaction du chef de projet si des dérapages répétés sont constatés ? Comment peut-on évier ce fameux « effet tunnel » ?
Je veux tout contrôler
Certains chefs de projet pensent avoir le don d’ubiquité, ils ne conçoivent pas leur rôle sans tout contrôler, tour savoir, tout décider.
Plusieurs plans sont alors élaborés :
- réaliser une planification multi-niveaux et ainsi créer des plannings de granularité plus fines,
- détailler directement le planning général (déjà un millier de tâches) quitte à ne le faire que sur une période glissante de 18 mois,
- positionner des jalons de livrables intermédiaires constituant ainsi des points de vérification supplémentaire.
Certes la planification d’activités complexes et critiques, comme les activités d’intégration et de tests, nécessite une préparation détaillée afin de mobiliser à temps les moyens et les équipes, mais détailler le travail sans distinction est souvent contre-productif.
Relâche la pression et fait confiance
N’est-il pas plus utile de se poser la question des causes de ces dérives plutôt que d’appliquer un contrôle renforcé qui ne peut générer que de la charge supplémentaire (modélisation, mise à jour du planning, reporting, discussion, correction du modèle, etc. …) et du stress et ce d’autant plus que les prévisions, basées sur l’analogie des projets passés, ne sont toujours pas plus fiables.
Une autre conséquence néfaste de cet excès de contrôle serait de priver certains responsables de lots de leur liberté d’action dans l’espace de temps donné par la planification générale et de confiner leur management dans un espace bien plus étroit ce qui conduit inévitablement à leur démotivation.
Finalement
Chaque cas est certainement différent, mais pour ma part j’aurais tendance à privilégier dans un premier temps
- la responsabilisation sur un cadrage donnée,
- la communication, la gestion des actions court terme
- le support en cas de difficultés.
Ne nous trompons pas de réponse.